Jak powinna wyglądać uczciwa umowa najmu w centrum handlowym? Jakie koszty mogą, a jakie nie mogą znaleźć się w rozliczeniu kosztów wspólnych? I jak zorganizować dostawy kurierskie, żeby nie zakłócały funkcjonowania galerii? Odpowiedzi na te i wiele innych praktycznych pytań przynosi Kodeks Dobrych Praktyk, opracowany przez Polską Radę Obiektów Handlowych (PROH) – fundamentalny dokument regulujący relacje między właścicielami/zarządcami a najemcami powierzchni handlowej w Polsce.
Czym jest Kodeks Dobrych Praktyk PROH?
To zbiór rekomendacji wypracowanych wspólnie przez Klub Najemców PROH i Klub Inwestorów PROH podczas wspólnych posiedzeń grup roboczych, zainicjowanych w 2009 roku w duchu Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (na podstawie Zielonej Księgi Komisji Wspólnot Europejskich). Ważnym źródłem inspiracji był Kodeks opracowany przez Brytyjską Radę Centrów Handlowych i Royal Institution of Chartered Surveyors. Kodeks ma charakter informatora i rekomendacji – nie jest prawnie wiążący, ale jak zaznaczają autorzy, w przypadku sporu sądowego dotyczącego zarzutu zaniedbania, sąd może brać pod uwagę jego wytyczne przy ocenie, czy strona działała zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rynkowymi.
Co znajdziesz w środku?
I. Istota umowy najmu
Rekomendacje dotyczące podstawowych elementów umowy: jednoznacznego oznaczenia lokalu na planie centrum, określenia standardu lokalu przekazywanego najemcy (instalacje, przyłącza, systemy bezpieczeństwa), zasad ewentualnej relokacji lokalu, zmian budowlanych naruszających jego substancję, kosztów najmu w okresie ograniczonej działalności z winy wynajmującego oraz precyzyjnego definiowania terminów przekazania lokalu i otwarcia centrum.
II. Granice swobody umów
Rozdział poświęcony równowadze praw i obowiązków obu stron: zasadzie winy jako podstawie odpowiedzialności za szkody, równoważeniu uprawnień do wypowiedzenia umowy (w tym rekomendację, by najemca mógł obniżyć czynsz lub odstąpić od umowy, jeśli komercjalizacja centrum w dniu otwarcia wynosi mniej niż 70%), prawa najemcy do swobodnego wyboru wykonawców, zasad stosowania kar umownych oraz ograniczeń w zmianach umowy narzucanych jednostronnie przez wynajmującego.
III. Parametry ekonomiczne
Rekomendacje dotyczące zasad indeksacji czynszu – w tym postulat, by pierwsza indeksacja następowała nie wcześniej niż po 12 miesiącach działalności najemcy, oraz by w umowie wyłączyć możliwość jednostronnego wypowiedzenia wysokości czynszu przez wynajmującego (na podstawie art. 685¹ Kodeksu Cywilnego).
IV. Rozliczenie i koszty wspólne
Najobszerniejszy i najbardziej praktyczny rozdział Kodeksu, obejmujący:
- komunikację – zasady regularnego dialogu między zarządcą a najemcami na wszystkich szczeblach,
- przejrzystość – prawo najemcy do audytu kosztów wspólnych oraz prawo zarządcy do audytu obrotów najemcy,
- szczegółową, 15-punktową listę kosztów, które NIE powinny obciążać kosztów wspólnych – m.in. koszty budowy i rozbudowy obiektu, koszty pozyskiwania nowych najemców, koszty fit-out, windykacji, obsługi prawnej sporów czy podatku dochodowego,
- zasady zarządzania centrum, opłaty za zarządzanie (management fee) oraz standardy budżetowania i raportowania kosztów najemcom.
V. Marketing i promocja
Cztery filary dobrych praktyk marketingowych: informowanie, planowanie, mierzenie wyników i raportowanie. Kodeks rekomenduje jawne komunikowanie najemcom wysokości i przeznaczenia budżetu marketingowego oraz wzajemne udostępnianie danych o efektywności działań (zmiana obrotów i frekwencji).
VI. Dobre praktyki w zakresie dostaw kurierskich do centrów handlowych
Rozdział opracowany wspólnie z Forum Przewoźników Ekspresowych (FPE), regulujący praktyczne aspekty logistyki dostaw: podział na dostawy duże (możliwe tylko poza godzinami otwarcia) i małe (możliwe w godzinach otwarcia), wyznaczanie dedykowanych miejsc postoju dla kurierów, obowiązki najemców, agencji ochrony i firm kurierskich oraz zasady komunikacji przy rozwiązywaniu problemów.
Kwestie nieuregulowane w Kodeksie
Dokument kończy się listą jedenastu zagadnień, co do których strony nie osiągnęły jednomyślności podczas prac nad Kodeksem (m.in. zabezpieczenie roszczeń w formie aktu notarialnego, wyłączenie regresu ubezpieczeniowego, zasady obmiaru powierzchni lokalu) – stanowią one punkt wyjścia do dalszych prac branżowych.
Dla kogo jest ten dokument?
Kodeks został przygotowany z myślą o:
- właścicielach i zarządcach centrów handlowych, negocjujących i wdrażających umowy najmu,
- najemcach i sieciach handlowych, chcących znać rynkowe standardy uczciwej współpracy,
- prawnikach i doradcach, zajmujących się umowami najmu powierzchni handlowej,
- działach finansowych i controllingu, rozliczających koszty wspólne w centrach handlowych,
- firmach kurierskich i logistycznych, obsługujących dostawy do obiektów handlowych.
Dlaczego warto pobrać ten dokument?
To rzadki przykład dokumentu wypracowanego w bezpośrednim dialogu między dwiema stronami o częściowo rozbieżnych interesach – wynajmującymi i najemcami – co czyni go wyjątkowo wyważonym i praktycznym punktem odniesienia. Nawet jeśli nie ma mocy prawnie wiążącej, stanowi rynkowy standard, do którego warto się odwoływać przy negocjowaniu i wykonywaniu umów najmu w centrach handlowych w Polsce.
